Cómo crear la agenda perfecta para una reunión

Los directivos suelen creer que tener un plan por escrito es la clave para una reunión participativa y exitosa. Tristemente, no es tan fácil. Lo que importa no es la agenda como tal, sino la relevancia e importancia de lo que hay en ella, y cómo el líder facilita la discusión.

En lugar de una lista de temas, considere convertir su agenda en una serie de preguntas. Por ejemplo, en lugar de “Problemas de presupuesto,” considere una pregunta como “¿Cómo reduciremos nuestro gasto en $100 mil dólares para el final del año fiscal”? En lugar de “Mejoras en el proceso de servicio a clientes,” considere “¿Cuáles son las formas clave de mejorar en un 25% el tiempo de respuesta a los consumidores?”
Este enfoque lo hace pensar críticamente acerca del significado de un tema y cuál es su meta final. También facilita el elegir a los invitados, y saber cuándo terminar la reunión.

Hay cuatro claves para cosechar los beneficios de este enfoque basado en preguntas:

DISEÑAR PREGUNTAS QUE SEAN ESPECÍFICAS Y DESAFIANTES

La teoría de la fijación de objetivos demuestra que las metas energizan, enfocan la atención y promueven la persistencia, todo lo cual lleva a un mejor desempeño. Cree preguntas específicas de forma que los asistentes tengan claro cuál es el desafío. Las metas difíciles pero alcanzables son las más motivadoras. Del mismo modo, las preguntas de la agenda deberían estar diseñadas para desafiar, pero sin ser tan exageradas que los asistentes sientan frustración y no las tomen en serio.

COLABORAR PARA IDENTIFICAR PREGUNTAS QUE IMPORTEN

No hay fórmula para el número ideal de preguntas a atender en una reunión. Lo importante es tener las preguntas correctas. Para identificarlas, el líder de la reunión debería empezar generando preguntas potenciales desde su punto de vista. Después, a los asistentes debería pedírseles aportes mientras se crea la agenda. Reflexione cuidadosamente sobre el valor e importancia estratégica de cada pregunta; elimine las preguntas que no cumplan el estándar. Si considera que la sugerencia generada por un empleado no es una buena pregunta para la agenda, explique por qué no será incluida. Finalmente, elimine preguntas que sólo sean relevantes para un pequeño subgrupo de asistentes.

PRIVILEGIE LAS GRANDES PREGUNTAS

Ponga las preguntas más atractivas al inicio de la reunión. Esto no sólo asegurará que cubran los temas clave, sino que también capturará la atención de los asistentes y transmitirá el valor de la reunión. Si todas las preguntas son de igual importancia, considere privilegiar aquellas planteadas por los propios asistentes.

EJECUTE LA AGENDA

Distribuya de antemano la agenda de la reunión, de forma que las personas tengan tiempo de pensar y prepararse para analizar las preguntas. Las preguntas estratégicas problemáticas seguramente requieren más o menos una semana de anticipación, pero para la mayoría de las otras preguntas tres días deberían ser suficientes. Incluya la agenda en la invitación a la reunión.
Finalmente, un enfoque de agendas basadas en preguntas puede traer enfoque, involucramiento y mejor desempeño a sus reuniones. Está bien experimentar, reflexionar y perfeccionar su enfoque. Este trabajo ayudará a mejorar las reuniones y construir una más amplia cultura grupal de aprendizaje y de toma razonada de riesgos, además de evitar que caigan en la complacencia.

Recuerde: Si no puede pensar en ninguna pregunta a responder en la reunión, quizá esa junta no es necesaria. Devuelva el regalo del tiempo a los que hubieran asistido. Ellos se lo agradecerán.

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