Gestión del tiempo: 8 trucos para organizar tu agenda

La gestión del tiempo es un elemento básico de la productividad. Todo CEO, emprendedor, colaborador o empleado está interesado en obtener el máximo rendimiento a sus horas de trabajo. Es un aspecto básico para crecer profesionalmente, alcanzar los objetivos y, además, tener espacio para otras actividades que nos ayudan a disfrutar de la vida. La agenda es una herramienta muy útil para organizar nuestro día a día y poner nuestras tareas en orden. Por ello, te ofrecemos 8 trucos que te ayudarán a sacarle beneficio.

Destaca las prioridades (post-its)

Uno de los objetivos que cumple una buena agenda es la de insistir en las tareas que son prioritarias. Es recomendable, por tanto, decantarse por un modelo que ayude a hacerlo. Conviene que la agenda tenga una sección mensual que permita resaltar las fechas claves del mes, a fin de que, cuando comience, tengamos una perspectiva global de lo que debemos conseguir en los próximos 30 días.

Ya en las hojas diarias, una recomendación interesante es añadir las cuestiones de máxima prioridad, esas que debes cumplir sí o sí antes de que termine el día, en un formato distinto, llamativo. Los post-its de colores son perfectos para ello, bien sea en formato físico o digital. De esta forma, tu agenda se asegurará de que no se te escapa un evento, reunión o llamada importante.

«Cómete esa rana» y otras técnicas

Es recomendable incorporar a tu agenda técnicas de gestión del tiempo. Por ejemplo, la que nace de la cita de Mark Twain «cómete esa rana», que aconseja hacer las tareas menos agradables (comer ranas no debe de serlo) o más duras a primera hora de la mañana. Tu agenda puede ayudarte a identificar las cuestiones más complicadas y ponerlas en primer lugar.

También puedes basarte en la técnica pomodoro, que aconseja organizar tus tareas en ciclos de 45 minutos y dejar 15 para recargar pilas entre una y otra.

Para profundizar: La técnica pomodoro, o cómo gestionar tu tiempo gracias a un tomate

Colores para cada actividad (evitar multitareas)

Utilizar distintos colores para cada temática es una buena práctica para diferenciarlas y para ver, de forma rápida y clara, a qué ámbitos estamos dedicando más tiempo y cuáles están en un segundo plano. También es útil para evitar las multitareas (realizar cosas distintas a un mismo tiempo), que salvo casos concretos no son aconsejables.

Los colores también son otro elemento para resaltar prioridades.

Flexibilidad y realismo

Construir una agenda no realista, con excesivas tareas, puede tener el efecto contrario: que dejemos de consultarla. Por otro lado, el día a día tiene un componente de imprevisibilidad que la agenda debe manejar. Deja cierto espacio para improvisar, para acoplar reuniones de urgencia, llamadas no contempladas u otras cuestiones urgentes. De lo contrario, la agenda dejará de ser útil cuando las circunstancias nos impidan cumplirla.

Una hora para organizar tu bandeja de entrada

Tener la bandeja de entrada del correo electrónico repleta de e-mails sin leer implica desorganización y cierta sensación de estrés. Por ello, es importante agendar al menos una hora a la semana para gestionarla, respondiendo correos que por la actividad diaria habían quedado sin atender. Lo ideal es que sea siempre en el mismo momento, pero lo importante es que se guarde ese tiempo de forma semanal.

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No taches una tarea hasta que no está terminada

Tachar tareas cumplidas es uno de los grandes placeres que nos proporciona una agenda. Sin embargo, es importante no precipitarse y hacerlo cuando el deber está cubierto al 100 %, con los objetivos logrados. Si queda algún fleco pendiente, debemos mantener la tarea visible para que no perdamos el foco.

Añade alguna tarea diaria al margen del trabajo

El estrés afecta al rendimiento y, por tanto, a la productividad. Es importante mantener las pilas cargadas el máximo tiempo posible para poder estar concentrados y con la actitud correcta a la hora de abordar nuestras tareas. Por tanto, y con el objetivo de cuidar nuestra mente y nuestra energía, debemos dedicar algo de tiempo a cuestiones que nos ayudan a oxigenar nuestra cabeza. ¿Por qué no reflejarlo en la agenda? 30 minutos al día para leer, el gimnasio a las 8 de la mañana, un paseo después del almuerzo… Todo suma.

5 minutos al día a revisarla

Tener una agenda y no revisarla carece de sentido. Si está bien organizada, bastarán cinco minutos al comienzo del día o en la tarde previa para tener claras las prioridades, los temas, los parones y las ventanas para relajarse.

Borja Santamaría

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