Metodologías ágiles: una oportunidad para la gestión empresarial de proyectos

El mundo corporativo se encuentra en constante movimiento. La transformación y los cambios son requerimientos para el éxito entre miles de empresas que buscan asegurar su supervivencia en el mundo competitivo de los negocios. En respuesta a esto, se incorporó la metodología ágil a la gestión empresarial de proyectos. Este sistema representa el conjunto de métodos y prácticas para la organización de proyectos basada en los principios y valores listados en el manifiesto ágil.

Diseñado para adaptarse a los cambios y redireccionar los esfuerzos del equipo de forma rápida, la aplicación este método ha demostrado notables éxitos por medio de mejoras en cuanto a productividad, eficiencia y calidad.

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¿Cómo nació la metodología ágil?

El rechazo del método cascada, un método donde solo se pasa de meta en meta sin mirar hacia atrás, y su ineficiencia para responder a los cambios, llevó a un grupo de 17 representantes de diversos entornos de programación y desarrollo se reunieran para crear el manifiesto en febrero del 2001 en un resort para esquiar en Snowbird, Utah.

El manifiesto ágil: la guía para el éxito de su implementación

El Manifiesto por el Desarrollo Ágil de Software, también conocido como el manifiesto ágil, fue fundada sobre cuatro valores claves y doce principios, que mucho más que proporcionar los pasos a seguir, promueven un cambio de mentalidad.

1. Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.
2. ‘Software’ funcionando sobre documentación exhaustiva.
3. Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.
4. Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.

Por otro lado, sus principios describen el marco de trabajo de los distintos equipos:

1. Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de ‘software’ con valor.
2. Aceptamos que los requisitos cambien, incluso en etapas tardías del desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para proporcionar ventaja competitiva al cliente.
3. Entregamos ‘software’ funcional frecuentemente, entre dos semanas y dos meses, preferentemente en el periodo de tiempo más corto posible.
4. Los responsables de negocio y los desarrolladores trabajamos juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto.
5. Los proyectos se desarrollan en torno a individuos motivados. Hay que darles el entorno y el apoyo que necesitan, y confiarles la ejecución del trabajo.
6. El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo, y entre los miembros del equipo, es la conversación cara a cara.
7. El ‘software’ funcionando es la medida principal de progreso.
8. Los procesos ágiles promueven el desarrollo sostenible. Los promotores, desarrolladores y usuarios debemos ser capaces de mantener un ritmo constante de forma indefinida.
9. La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad.
10. La simplicidad, o el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado, es esencial.
11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos autoorganizados.
12. A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

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Las técnicas de gestión

Aunque el manifiesto ágil fue creado para el mundo de la programación, ha sido adaptado por muchas más áreas, como el mundo de operaciones, mercadeo, recursos humanos y hasta ventas.

Cada departamento tiene necesidades distintas, por lo que existen distintas técnicas que pueden ser aplicadas para llevar a cabo esta metodología, en base a las necesidades específicas de cada sector, empresa o departamento.

Entre las distintas técnicas de gestión, destacaremos las dos más populares en el ámbito de los negocios: kanban y scrum.

Kanban

Simple y sumamente visual, esta técnica les permite a los equipos visualizar su progreso al igual que lo que deben hacer a continuación, comunicando de forma clara cómo se van completando las tareas. Se basa en utilizar en optimizar un flujo constante de tareas, de forma definida y visual, para monitorear y controlar el flujo, sin renunciar a la flexibilidad. Es por lo que esta técnica no incluye límites de tiempo, sino en reducir a donde se dirige la atención de todos los involucrados en el proyecto.

Se basa en usar un tablero Kanban para segmentar tareas, separándolas en “pendiente”, “en curso” y “hecho”. Para el éxito de este tablero, es importante limitar la cantidad de tareas bajo “en curso”, por lo que lo normal es asignar un número limite en esta categoría. El mantenimiento de este tablero requiere de supervisión continua, por lo que suele revisarse todos los días, aunque no todos deciden darle tanto seguimiento. Puede elaborarse en una pizarra, pared o plataforma/aplicación dedicada.

Algunos tableros pueden incluir carriles “swimlane”, que son carriles donde se colocan tareas de responsabilidad asignada, como en el caso de un diseñador gráfico que se encarga de todos los quehaceres relacionados al diseño.

Según Kaban Tool, los pasos para utilizar un tablero Kanban son:

1. Identificar el flujo de valor
2. Identificar el ámbito de trabajo
3. Asignar las etapas del flujo de trabajo a columnas en un tablero
4. Definir los tipos de trabajo y qué significa “terminado” para cada uno
5. Decidir por un modelo de tarjeta para cada equipo terminado
6. Colocar elementos de trabajo en tarjetas Kanban
7. Realizar un seguimiento del flujo de trabajo y revisar el proceso periódicamente

Scrum

Esta técnica se basa en ciclos temporales, cortos y de duración fija (normalmente entre 1-4 semanas), donde cada iteración entrega un resultado completo. Por esta razón, es muy útil para entregar resultados de manera rápida, impulsados por la innovación, competitividad, flexibilidad y la productividad. Es de gran valor para el receptor del proyecto, ya que recibe actualizaciones constantes.

El proyecto parte de los objetivos y prioridades previamente seleccionados, convirtiendo a la priorización en un pilar del éxito de este sistema. Normalmente, con esta técnica se utiliza un tablero scrum en columnas para organizar el proyecto, el cual es manejado por el facilitador (scrum master en inglés), que está encargado de encontrar las formas más eficientes de realizar el trabajo.

¿Debe mi equipo utilizar la metodología ágil?

Los beneficios de este método son incontables, pero ¿son lo mejor para todos? Sorprendentemente para los ávidos defensores de esta metodología, la respuesta es no.

Cada equipo debe interpretar los valores y principios del manifiesto ágil, para sucesivamente analizar si su implementación representará ventajas reales en el equipo o la organización antes de medir su impacto real. Después de todo, una cultura ágil puede simplemente no estar en el ADN de tu organización, y eso también está bien. Este sistema no se debe forzar, ya que solo puede causar más problemas de los que soluciona.

Por Marian Briceño

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