¿Cuánto tiempo invierte un trabajador contestando correos electrónicos? La consultora Mckinsey pone datos a la respuesta. Según su estudio, el 28 % de la jornada laboral de un trabajador altamente cualificado se destina a escribir o responder e-mails. Gloria Munk va más allá. La profesora de la Universidad de California Irvine señala que cuando un trabajador sufre una distracción, puede tardar hasta 23 minutos en recuperar al 100 % el foco de lo que estaba haciendo. Aspectos que afectan directamente a la productividad y que, en definitiva, cuestan dinero a las empresas. Stewart Butterfield no estaba dispuesto a aceptarlo.
Un mundo corporativo sin correos electrónicos: ¿será la clave de la productividad?
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La creación de Slack, que en 2023 cumplirá una década, responde a esa batalla. «Be less busy», «vive menos atareado», era el lema de la compañía, que nació de la mano de Butterfield con el objetivo de agilizar al máximo la comunicación interna. Una herramienta rápida, sencilla, que facilita la comunicación grupal instantánea, evitando distracciones y liberando tiempo. Miles de empresas de todos los tamaños, incluida la NASA, y más de 10 millones de usuarios la utilizan cada día. En 2021, Salesforce compró Slack por US$27.7 mil millones.
Slack convirtió a Butterfield en una suerte de guardián del tiempo. Desde su rol, su visión y su experiencia, es habitual verle participar en foros o entrevistas que giran en torno a cómo aumentar la productividad de las horas de trabajo. Así, en el podcast ‘Meet the leader’, del Foro Económico Mundial, puso sobre la mesa tres preguntas clave que todo CEO puede hacerse si quiere salvar tiempo.
«Si puedes eliminar un tercio de las reuniones, estarás salvando millones de horas de trabajo de tus empleados cada año». Una sentencia firme con la que Butterfield aconseja a los CEOs aprovechar la cultura corporativa surgida de la pandemia. Las nuevas herramientas permiten agilizar reuniones, deslocalizándolas y acortando los tiempos invertidos por los participantes. Para Butterfield, además, no tiene sentido que un trabajador deje lo que está haciendo para acudir a una reunión que no es estrictamente necesaria para su labor. Aconseja planificar y, si se decide que la reunión es necesaria, convocar sólo a los que la necesitan, dando la información precisa y resumida al resto del equipo. «Que no vayan 25 si pueden ir 15».
Reuniones ‘one to one’: cuándo, cómo y para qué
Incluso sugiere el formato Clips, videos cortos compartibles en una herramienta interna que resuman lo que se quiere transmitir. Esto ofrece al trabajador la flexibilidad de ver el video mientras realiza actividades que no requieren tanta atención, pararlo, hacer que la grabación avance a velocidad x1.5… En definitiva, le da libertad para visionarlo cuándo, dónde y cómo le es más productivo, evitando que aparque su labor para atender a una reunión.
No enfocarse en el objetivo correcto es sinónimo de ser improductivo. Por ello, pese a que pueda resultar contradictorio, repetir los mensajes clave de un empresa es ganar tiempo. Butterfield está convencido de ello. Cree que insistir es la forma de crear una cultura sólida. Esta es, en su opinión, una labor continua del CEO, un trabajo que nunca termina.
«Es sólo cuando estás harto de escucharte decir algo cuando realmente está penetrando«, asegura, reconociendo que es algo que entrena cada día. «Los humanos son realmente difíciles de organizar, pero cuando están alineados, con el mismo objetivo, pueden conseguir grandes cosas». Para conquistar su enfoque, es básico repetir de diversas formas los objetivos y las ideas en las que se basa la filosofía del equipo.
Butterfield lamenta todo el tiempo dedicado a cuestiones relacionadas con el espacio físico de trabajo. «Miro atrás una década, pienso en todas las horas invertidas en alquileres, reformas de la oficina, diseño de la sala de reuniones, esquemas, mapas para asignar sitios, etc., y las comparo con las invertidas en formar a la gente para que se comunique de forma más efectiva, para que utilice bien las herramientas de comunicación interna o para que las reuniones sean más eficientes, y el ratio es desproporcionado«, reconoce.
Por ello, recomienda enfocarse en lo realmente productivo, reducir emails y reuniones y capacitar los equipos para que la comunicación vuele. Es la mejor manera de ganarle horas a la jornada laboral.
Borja Santamaría.
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