Guía práctica: cómo realizar un expediente digital en RD, según ESLA

En República Dominicana, los procesos judiciales abarcan desde solicitudes civiles y laborales hasta litigios penales y casos de familia. Entre los más frecuentes se encuentran las demandas por cobro de dinero, procesos de alimentos, conflictos laborales y disputas contractuales. Ahora, el expediente digital facilita estos procesos.

Tradicionalmente, estos trámites exigían visitas presenciales a los tribunales, largas filas y expedientes en papel. Hoy, una parte creciente de estas gestiones puede realizarse de forma electrónica: iniciar un expediente digital, dar seguimiento al estatus de un caso, recibir notificaciones oficiales e incluso participar en audiencias virtuales.

Según datos del Poder Judicial, más del 60 % de los procesos ingresados en 2024 se hicieron mediante plataformas digitales, principalmente a través del portal Acceso Digital.

Esta transformación facilita la vida de abogados, empresas y ciudadanos, pero también introduce riesgos. Cada vez que se carga un documento, se valida una firma electrónica o se conecta a una audiencia en línea, se abre un frente que debe resguardarse con protocolos claros de ciberseguridad.

En este contexto, la experiencia de ESLA Abogados Consultores aporta claves para identificar errores frecuentes y establecer un checklist confiable para quienes usan la justicia digital.

Guía práctica: cómo funciona un expediente electrónico o digital en RD

Antes de entrar en el checklist de errores comunes, conviene entender cómo funciona el proceso digital en la práctica. Para iniciar un expediente digital o electrónico, los ciudadanos y abogados deben:

Los costos son limitados al pago de los impuestos legales; la plataforma no genera tarifas adicionales. Además del ahorro de papel, este sistema ha reducido tiempos y simplificado trámites que antes requerían presencia física.

Pero aquí surge la pregunta clave: ¿qué pasa con la seguridad de la información, la validación de identidad y la custodia de pruebas digitales?

Checklist de ciberseguridad: errores comunes y buenas prácticas

Con base en su experiencia, ESLA Abogados Consultores identifica un conjunto de errores recurrentes en procesos judiciales o expedientes digitales que deben evitarse:

1. Validación de identidad deficiente

No verificar la identidad digital de las partes puede comprometer la validez de la prueba. El uso de certificados electrónicos y métodos biométricos fortalece el vínculo entre la persona y la información presentada.

2. Controles de acceso insuficientes

Permitir accesos sin registros o monitoreo abre la puerta a filtraciones. Es esencial establecer protocolos de control de accesos y registros de auditoría en cada expediente.

3. Falta de copias de seguridad

Confiar en un único soporte digital es un error frecuente. La recomendación es mantener backups automáticos y redundancia en almacenamiento seguro para garantizar disponibilidad permanente.

4. Vacíos normativos sobre evidencia digital

Actualmente no existe un marco regulatorio claro sobre la custodia digital de pruebas en RD. Para ESLA, este vacío puede generar conflictos legales, por lo que urge desarrollar normas específicas.

ESLA Abogados es una firma dominicana especializada en derecho corporativo, litigios, arbitraje e innovación jurídica. Con un equipo multidisciplinario, ofrece soluciones legales estratégicas, integrando tecnología, ética y excelencia profesional. Su visión está orientada a transformar la práctica legal y a acompañar a clientes nacionales e internacionales con eficacia.

Caso de éxito: digitalización en tiempos de pandemia

La pandemia aceleró el cambio digital en las firmas legales. En ese contexto, ESLA digitalizó la totalidad de sus archivos y adoptó sistemas de gestión integrados que permiten acceso remoto a expedientes digitales, tanto para abogados como para clientes.

El resultado fue notable: reducción de costos asociados a papel y almacenamiento, acceso a la información en cualquier lugar y zona horaria, y mayor transparencia en la comunicación con los clientes. Además, el uso de herramientas de inteligencia artificial para búsquedas y análisis legales permitió ahorrar horas de investigación.

Las lecciones aprendidas no fueron menores: la digitalización exige crecimiento sostenido, técnicos especializados y una cultura de mejora continua en gestión de riesgos tecnológicos. Para ESLA, el expediente digital dejó de ser un sustituto temporal para convertirse en un aliado permanente.

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