Reuniones ‘one to one’: cuándo, cómo y para qué

Las reuniones son un arma de doble filo. Por un lado, ayudan a estrechar lazos, a compartir información y a generar sinergias. En definitiva, a fortalecer el equipo y a hacer funcionar el engranaje de una compañía. Sin embargo, pueden tener el efecto contrario si se abusa de ellas. Establecer demasiadas reuniones reduce su valor, genera cansancio, e incluso afecta a la productividad ya que resta tiempo de otras funciones. De ahí la importante de gestionar con precisión las reuniones.

Entre sus diversos tipos, existe uno que, bien utilizado, sirve como impulsor de la motivación y el rendimiento de cada empleado. Es las reunión ‘one to one’, o 1:1.

¿Qué es una reunión ‘one to one’?

Según un estudio de la consultora Gallup, los empleados de cualquier grado jerárquico que tienen reuniones regulares con sus superiores tienen tres veces más probabilidades de sentirse realizados y motivados. No obstante, es importante tener claro que el ‘one to one’ sólo tiene sentido si es ágil, constructivo y utilizado en los momentos adecuados.

Una reunión 1:1 es un encuentro entre un empleado y su mando inmediatamente superior, bien sea periódica o puntual. Debe tener una duración ajustada y puede producirse tanto en persona como en remoto, aunque siempre tratando que el contacto sea lo más cercano posible.

¿Cuándo y para qué?

Elizabeth Grace Saunders, ‘coach’ y autora experta en liderazgo y gestión del tiempo, define estas reuniones como «una de las herramientas productivas más importantes que tienes como líder. Es el momento para preguntar cuestiones estratégicas como ‘¿estamos bien enfocados?’. Además, en el plano emocional, es el escenario para demostrar a cada empleado que te importa y que lo valoras».

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Las reuniones 1:1 son idóneas para varios objetivos:

• Estudiar cómo funciona el equipo desde la perspectiva de cada miembro del mismo.
• Interesarse por el estado de cada persona que forma el grupo.
• Proponer una nueva idea que, por algún motivo, el empleado no quiere exponer en público.
• Fijar un cambio de rol antes de informar al resto del equipo.
• Informar de un problema que afecta al rendimiento, o tratar de detectarlo.
• Dar un plus de motivación, valorando un buen desempeño antes de hacerlo ante el resto del grupo.
• Recibir ‘feedback’ sobre un resultado, un nuevo proceso, un miembro del equipo recién incorporado, etc.

La lista es ampliable y dependerá del tipo de compañía y sector. Una de las claves de las reuniones ‘one to one’ es generar un canal previo en el que tanto el empleado como el responsable puede pedir un encuentro de este tipo de forma ágil. También es recomendable organizar reuniones ‘one to one’ periódicas con objetivos previamente marcados.

¿Cómo llevarlas a cabo?

Hay varias claves que influyen de forma decisiva en el éxito de una reunión ‘one to one’:

• Preparación: Es vital que la reunión tenga un objetivo claro, y que ambas partes lo compartan. Para ello, es necesario definirlo, ya sea previamente o al comenzar el encuentro. De esta forma, la reunión fluirá. Además, en el caso de los empleadores o superiores, es importante que se realice un trabajo previo de conocimiento del empleado con el que se va a reunir y de su desempeño en la compañía.
• Tiempo: Es importante fijar de antemano cuánto va a durar la reunión, para generar una atención y una sensación de dinamismo.
• Lugar: Bien sea un encuentro personal o remoto, es importante que ambas partes se sientan en un espacio cómodo, sin interrupciones, en el que puedan aflorar las claves que han hecho necesario el encuentro, ya sean laborales o personales.
• Tono: Una reunión ‘one to one’ debe funcionar en un clima de cercanía y confianza, que permita exprimir al máximo su potencial. Es el espacio perfecto para dar un ‘feedback’ directo, sin intermediarios, y para que las preocupaciones o ideas afloren. Por ello, conviene mantener un tono empático.
• Escucha activa: Es una reunión para saber qué piensa el otro, qué le pasa o cómo interpreta una situación determinada. Por tanto, por mucho que tengas claro qué quieres transmitir, es básico que acudas con la mente abierta para recibir lo que la otra parte puede aportar. El interlocutor sólo se abrirá si se siente escuchado.
• Asignación de tareas: Si se han cumplido los objetivos de la reunión, los interlocutores saldrán con cuestiones pendientes, deberes o metas a corto plazo. Es fundamental que esos próximos pasos sean claros, incluso conviene ponerlos negro sobre blanco en un documento o acta. De esta forma, adquieren el grado de compromiso entre dos partes que han mantenido una conversación sincera, en un clima cómodo y de respeto mutuo.

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Los tres errores que no puedes cometer

Cada empresa y cada equipo debe encontrar la periodicidad, espacio y temática de este tipo de reuniones que más se ajustan a su realidad. Sin embargo, hay tres errores a evitar en cualquier contexto:

• Limitarla sólo al trabajo: Una de las claves de este tipo de contactos es que se conviertan en un espacio donde el empleado pueda mostrar todo lo que le preocupa. Eso, muchas veces, trasciende las cuatro paredes de la oficina. Por ello, se debe generar una atmósfera en la que cualquiera de los interlocutores pueda mostrar cualquier preocupación o alegría, aunque no tengan que ver con la compañía. Limitarlo a lo laboral resta efectividad al encuentro.
• No controlar el tiempo: La sensación de agilidad es básica y, por tanto, que la reunión exceda ampliamente el tiempo marcado sin un motivo claro es muy contraproducente de cara a próximos encuentros.
• Salir de la reunión sin tener claro qué hacer ahora: Terminar de una reunión ‘one to one’ y no saber qué se ha acordado y qué debe hacer cada parte para lograrlo es haber invertido tiempo sin obtener un rendimiento.

Borja Santamaría

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