Cuatro distracciones que arruinan las reuniones, y cómo manejarlas

Las reuniones son fundamentales para lograr los objetivos, pero sólo si se realizan con eficiencia. Para garantizar la productividad, eficiencia y eficacia de las reuniones, los gerentes deben saber cómo detectar, prevenir y lidiar con algunos comportamientos disfuncionales.

Estos «descarriladores», que tienden a aparecer en reuniones que carecen de enfoque y claridad, se pueden resumir usando el acrónimo GAAS (por sus siglas en inglés). Son, fundamentalmente, cuatro:

Cuatro comportamientos disfuncionales en reuniones

1. Problemas de gravedad

Estos ocurren cuando los miembros del equipo se ven envueltos en la discusión de un desafío o problema que es fundamentalmente irresoluble a nivel de equipo, al igual que la fuerza de gravedad.

2. Sobrecarga de supuestos

Esto sucede cuando los miembros del equipo hacen suposiciones excesivas o no verificadas sobre un tema, una persona o incluso sobre sí mismos.

3. Pensamientos negativos molestos

Estos patrones de pensamiento improductivos también pueden afectar los resultados de la reunión. Así es como podrían aparecer:

• Pensamiento de todo o nada.
• Sobregeneralización.
• Catastrofismo.
• Razonamiento emocional.

4. Persecución de ardillas

Algunos miembros del equipo tienen dificultades para mantenerse enfocados en el propósito de la reunión, e introducen tangentes no relacionadas (es decir, ardillas).

Evita que las reuniones descarrilen

El enfoque y la claridad son dos conceptos diferentes pero interconectados, que ayudarán a prevenir los comportamientos GAAS. A continuación, te indicamos cómo mantener las reuniones de tu equipo en el buen camino:

Te puede interesar: Consejos para dirigir mejor las reuniones virtuales

Mejora el enfoque de tu reunión

Una de las claves es asegurarse de que los miembros del equipo se mantengan en el tema y aborden sólo los problemas relevantes sin desviarse. Para lograr esto, los organizadores deben:

• Determinar el objetivo principal: ¿El objetivo es tomar una decisión, hacer una lluvia de ideas, alinear a las personas, o algo más? Mantener la vista en el objetivo general ayudará a desarrollar una agenda enfocada y clara.
• Replantear los objetivos como afirmaciones basadas en la investigación: Por ejemplo, en lugar de enumerar el «establecimiento de objetivos» como tema, se puede enmarcar el punto de la agenda como: «¿cuáles son nuestros entregables para el proyecto X?»
• Invitar sólo a los miembros del equipo que tengan un papel directo en el logro del objetivo de la reunión: Aunque invitar a todos los relacionados con el tema es tentador, conviene tener en cuenta que los comportamientos GAAS prosperan en entornos abarrotados y desconcentrados.

Comunícate con claridad

La comunicación clara reduce la probabilidad de malentendidos y distracciones, particularmente de los comportamientos GAAS. Para comunicar el enfoque de la reunión de manera efectiva, asegúrate de que los miembros del equipo invitados entiendan claramente tres elementos clave:

• Importancia: Explica por qué es necesaria la reunión y el impacto potencial de sus resultados.
• Relevancia: Comunica claramente cómo el enfoque de la reunión está directamente relacionado con el trabajo o los objetivos de los miembros del equipo invitados.
• Participación: Comunica las expectativas a cada participante, incluido cualquier trabajo previo que necesites que completen, para asegurarte de que llegan preparados.

Gestiona los descarriladores

Anima a todos a referirse a los comportamientos GAAS por su nombre, como «el problema de la gravedad» o «la ardilla». Esto ayuda al equipo a reconocer y abordar rápidamente estos comportamientos, mientras la atmósfera se mantiene ligera y positiva. Luego, aborda los comportamientos GAAS de una manera no amenazante cuando aparezcan.

Una sonrisa es la distancia más corta entre dos personas, por lo que el humor puede ayudar a establecer una conexión y una relación positiva entre los miembros del equipo durante las reuniones.

Introducir algo de ligereza puede crear un ambiente cómodo donde las personas se sientan más seguras para asumir riesgos y desafiarse entre sí. También puede generar camaradería y confianza, aligerar el estado de ánimo y hacer que las reuniones sean más agradables.

Comprender, prevenir y abordar los comportamientos GAAS mejorará la productividad de tu equipo y hará que sus reuniones dejen de ser ejercicios lentos, improductivos y dolorosos, para convertirse en poderosos instrumentos de éxito.

Puedes leer: Antídotos contra el exceso de reuniones en tu empresa

De Harvard Business Review, por Luis Velásquez

(Luis Velásquez es el fundador y socio gerente de Velas Coaching LLC y facilitador de liderazgo en la Stanford University Graduate School of Business)

Suscríbete a la revista y regístrate a nuestros newsletters para recibir el mejor contenido en tu buzón de entrada.