Manual para instaurar con éxito la jornada de 4 días

El trabajo remoto fue protagonista durante la pandemia. Muchas compañías adoptaron el teletrabajo durante los periodos más duros de la covid-19. En algunos casos, a la vista de los resultados, la necesidad terminó convirtiéndose en un modelo duradero una vez superados los confinamientos. Ahora, recuperada la ‘normalidad’, el debate vuelve a girar en torno a la jornada de 4 días semanales. Muchos países y compañías han comenzado a sumarse a esta corriente, mientras otros ponen en la balanza ventajas y riesgos, observan cómo responden los pioneros y siguen sin decidirse a dar un paso muy relevante en términos de productividad y gestión humana.

La edición de septiembre de revista Mercado incluía un reportaje que analizaba los pros y contras. En los aspectos positivos, destaca el aumento de la productividad, el bienestar y la reducción de la contaminación. Entre los puntos que pueden frenar a algunas compañías, la posible pérdida de ritmo respecto a la competencia, el coste salarial y la pérdida de oportunidades derivada de trabajar menos horas.

Prueba piloto en Reino Unido

Según una prueba piloto (liderada por 4 Day Week) realizada en Reino Unido con 70 negocios, el 49 % consideraba que su productividad había aumentado, por sólo el 5 % que señalaba que se había reducido. El 88 % declaraban que la prueba estaba funcionando bien o muy bien, mientras que casi 6 de cada 10 encuestadas apuntaban a una probabilidad muy alta de mantener el modelo (otro 27 % consideraba la probabilidad alta).

Datos positivos que, sin embargo, no convierten la jornada de 4 días en una decisión sencilla. Las compañías que se decidan a dar el paso, deben tener claro que no es un proceso que deba llevarse a cabo de la noche a la mañana. Requiere, por contra, una planificación y una ejecución precisas. Por ello, es interesante fijarse en algunos casos de éxito y extraer sus conclusiones.

5 claves para implantar la jornada de 4 días

Cada compañía es un mundo y cada sector tiene su propia realidad, por lo que no existen fórmulas mágicas que funcionen en todos los casos. Sin embargo, estas son algunas claves que deben formar parte del manual de implantación de la jornada de 4 días:

Estudiar de mercado

Hay una realidad incuestionable: no todos los sectores permiten adoptar la jornada de 4 días. Al menos, no de la misma forma. Existen negocios que no pueden permitirse bajar la persiana 3 días cada semana. La hostelería es el ejemplo más claro, pero no el único. Por tanto, el primer paso es estudiar si tiene sentido en el ámbito en el que nos movemos, con la competencia que tenemos y los recursos con los que contamos. Sólo desde esa base podremos construir el futuro éxito de este proceso.

Involucrar al trabajador

La empresa Hada, fabricante colombiana de jabones, implantó los «flexiviernes» a principios de 2022. Casi un año después, sus responsables afirman que su producción se ha disparado un 95 %. Entre sus reflexiones, los ejecutivos detallan que la clave del éxito está en los empleados. Por ello, hay que involucrarlos en el proceso desde antes de implantarlo.

«Hubo reuniones previas con los empleados, en donde explicamos lo que queríamos hacer y cómo su compromiso era esencial para que la medida no fuera un fracaso», detalla Roberto Gutiérrez, gerente administrativo, en «El Espectador». «La gestión temprana fue clave para hacer que todo el mundo se mentalizara y adoptara rápido el cambio que estábamos proponiendo».

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En este caso, el proceso fue gradual. Comenzó con un 60 % de la plantilla para pronto ampliarse al 100 %.

Objetivos claros y revisión de procesos

Como parte de ese proceso, es fundamental fijar un plan de objetivos que implique un aumento de productividad. Es decir, dejar claro que pese a la reducción de la jornada, las metas a alcanzar se mantienen. El éxito significará hacer lo mismo en menos horas. Un plan que funcionará como elemento motivador para toda la plantilla.

Sin embargo, no toda la responsabilidad de este aumento de productividad debe recaer en el rendimiento de los empleados. La compañía debe revisar sus procesos. Hailley Griffis, directora de relaciones públicas de la aplicación Buffer, explica cómo cambiaron su enfoque. De pensar en cómo hacer lo mismo en menos tiempo, a centrarse en cómo hacer las cosas de manera diferente para necesitar menos horas.

Las soluciones fueron diversas: reducción de reuniones, creación de una herramienta interna para favorecer sinergias, incentivar y propiciar la comunicación interna eficaz, ajustar plazos. «El cambio de mentalidad fue enorme«, reconoce Griffis a CNBC.

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El trabajador es una parte fundamental de la productividad, pero no la única. Las estructuras de la empresa pueden influir de manera decisiva y deben ajustarse a la medida.

Confianza y empoderamiento

Gutiérrez, de Hada, explica este punto en El Nuevo Siglo: «Hay varios factores que le dan viabilidad a esta iniciativa. Lo primero es la confianza en el personal y lo segundo, el empoderamiento genuino de los empleados». La pandemia abrió una ventana en este sentido. «No había forma de ver cómo se hacían las labores desde casa, o cuánto tiempo se tomaba una persona para almorzar», confirma. «Este tipo de cosas, al final, fueron las que terminaron viabilizando la medida. Confiamos en los empleados«.

Adam Husney, CEO de la proveedora de educación Healthwise, opina en el mismo sentido. En una conferencia TED sobre la jornada de 4 días fijó la confianza como una de las claves, y reconoció la influencia de la pandemia en ese proceso.

Además, Husney detalló que una de las grandes ventajas de esta medida era la retención de talento. La reducción de jornada aumenta la felicidad y la motivación de sus empleados más valiosos, que se sienten más implicados, perciben la confianza de la compañía y, por tanto, quieren seguir en su empresa.

Ventana de formación

La jornada de 4 días permite que el empleado tenga más tiempo libre. El ocio o la conciliación familiar serán el destino de la mayoría de esas horas, pero también existe la posibilidad de que la empresa transforme ese tiempo en beneficio corporativo. La compañía puede aprovechar para incentivar a que sus empleados se formen, aumentando su capacitación.

Así, desde la empresa pueden activarse ayudas o vías para que los trabajadores dediquen parte de ese día extra a su crecimiento profesional. Es otra manera de que los trabajadores se sientan, además, valorados y motivados.

Por Borja Santamaría, con información de El Espectador, El Nuevo Siglo, CNBC y Ted Talks.

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