Antídotos contra el exceso de reuniones en tu empresa

En la mayoría de empresas de todos los tamaños, las reuniones, cuando se perciben como excesivas y no del todo efectivas, generan fricciones. Por ello, las empresas deben comenzar a repensar sus culturas.

Si consideras que la productividad de las reuniones en tu compañía no es suficiente; si, dicho de otra forma, detectas que habéis caído en un exceso de reuniones, esta guía de cinco pasos puede ayudarte:

1. Adopta una mentalidad de resta

El modo predeterminado de los humanos para resolver problemas es agregar algo, en lugar de quitarlo. A través de una serie de estudios, Gabrielle Adams, de la University of Virginia, y sus colegas descubrieron que esta “enfermedad de la adición” también afecta a las reuniones.

Las personas siguen acumulando más en calendarios ya repletos sin pensarlo mucho.

La investigación de Adams muestra que cuando a las personas se les recuerda hacer una pausa para restar, la interrupción desaloja parte de su maquinaria cognitiva y adoptan una mentalidad de resta. Por ello, te animamos a que te detengas, pienses y aligeres tu calendario.

2. Comienza con un calendario limpio

En un reciente estudio de The Work Innovation Lab by Asana, se invitó a los participantes a purgar sus calendarios durante 48 horas, evaluar cada reunión y luego volver a completarlo. Los participantes ahorraron un promedio mensual de cinco horas por persona.

El resultado sugiere que el enfoque de “borrón y cuenta nueva” anima a reducir la velocidad y pensar más profundamente sobre si las reuniones son necesarias o si pueden rediseñarse.

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3. Usa datos para decidir qué restar

Un sistema que puede ayudar a evaluar el valor de las reuniones de un calendario puede ser el de calificar cada reunión recurrente desde dos dimensiones, sobre una escala numérica de tres puntos:

• El esfuerzo requerido por cada reunión, incluyendo la preparación, el tiempo real del encuentro y el trabajo de seguimiento.
• El valor de cada reunión en cuanto a su influencia para alcanzar las metas de la compañía.

En el estudio anteriormente mencionado, las reuniones de los lunes fueron calificadas como las más valiosas. Las reuniones con títulos que incluían proyectos específicos y nombres de equipos también fueron calificadas como importantes, mientras que las vagas “actualizaciones” y “charlas de café” fueron las peor valoradas.

4. Crea un movimiento

El calendario de reuniones es más fácil de ajustar cuando se hace en equipo. Es muy efectivo que los empleados tengan la opción de participar y se alienten entre sí para cortar y renovar las reuniones, compartiendo ideas para hacerlo.

Algunas personas se mostrarán entusiastas, otras aceptarán a regañadientes y otras optarán por no unirse. Sin embargo, incluso estas últimas se beneficiarán, porque sus cargas también se harán más ligeras.

5. No te limites a restar reuniones, rediséñalas

En la investigación de The Work Innovation Lab by Asana, sólo el 30 % del ahorro de tiempo provino de la cancelación total de las reuniones; el 70 % restante se generó con el rediseño de las que sí se celebraron.

Por ejemplo, el 27 % del ahorro provino de la reestructuración de reuniones para que asistiera menos gente o por el reemplazo parcialmente con comunicación asíncrona, quizá con mensajes de Slack. Los ahorros sustanciales de tiempo también provinieron de reunirse con menos frecuencia (17 %) y acortar los tiempos (10 %).

Los cinco puntos anteriores deben ir acompañados de una máxima: despeja el camino para lo más importante

Mientras afrontas este proceso interno, no intentes hacer que todo sea rápido, fácil y sin frustraciones. El objetivo es ganar tiempo para las cosas que deberían ser lentas, como hacer una pausa para pensar en tu trabajo y tomaree el tiempo para cuidarse a ti mismo y a los demás.

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De Harvard Business Review, por Rebecca Hinds y Robert I. Sutton

(Rebecca Hinds es la directora de The Work Innovation Lab by Asana, un think tank que realiza investigaciones prácticas con el objetivo de ayudar a las empresas a evolucionar para enfrentar los crecientes cambios y desafíos laborales. Robert I. Sutton es psicólogo organizacional y profesor de ciencias administrativas e ingeniería en la Stanford Engineering School)

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