¿El secreto de una reunión productiva? La preparación

Las reuniones son un arma de doble filo. Bien aprovechadas, son una herramienta básica para generar cohesión, enfatizar objetivos comunes y establecer procesos efectivos. Sin embargo, si no son verdaderamente útiles, producen un efecto contrario, generando hastío y desconfianza. Por ello, es importante entender cómo preparar una reunión productiva; la principal clave está, precisamente, en la preparación.

¿Cómo podemos preparar una reunión para que sea eficaz y aumente la productividad? Estos pasos son fundamentales para lograrlo:

Cómo preparar una buena reunión: los 3 pasos

1. Saber por qué se convoca una reunión

El primer paso que debe dar es preguntarse: ¿Para qué realizo esta reunión? Hay tres respuestas que pueden encajar, y que nos ayudarán a plantearla de forma efectiva:

• Tomar decisiones. La reunión nos ayudará a tomar una dirección.
• Identificar soluciones creativas y coordinar acciones. La reunión dará a la gente la oportunidad de compartir sus ideas y perspectivas.
• Intercambiar información de manera unidireccional. La reunión debe ayudar a aclarar problemas o en la formación de equipos.

2. Elaborar una agenda clara

Si has confirmado que tu reunión se encuadra en alguna de esas opciones y, por tanto, merece la pena convocarla, es hora de comenzar a trabajar en la agenda. ¿Cómo?

Indentifica los puntos: Usa el propósito anteriormente definido para crear un esquema de lo que deseas cubrir durante la reunión. Puede ser útil armar una lista de preguntas que te gustaría que se respondieran.

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Por ejemplo, supongamos que se estás preparando una reunión para discutir el inicio de un nuevo proyecto. He aquí una lista de preguntas que quizás desees abordar:

• ¿Cuáles son los objetivos clave de esta reunión? Establecer las normas del equipo, formas de trabajo, cadencia de comunicación, etc.
• ¿Cuáles son los principales entregables e hitos del proyecto? ¿Cuáles son las decisiones específicas o puntos de inflexión?
• ¿A qué riesgos y desafíos potenciales que podemos enfrentar?
• Ahora, identifique la cantidad de tiempo que necesita asignar a cada una de estas preguntas, teniendo en cuenta que tendemos a subestimar cuánto tiempo nos llevará hacer las cosas. Este proceso también le ayudará a determinar la duración total de la reunión.

Asigna un «propietariao» a los puntos de tu agenda: Una vez que hayas definido los elementos de tu agenda, determina quién debe asistir a la reunión y por qué. ¿Qué papel jugará cada persona en tu reunión? Muchos líderes invitan participantes en exceso para ser inclusivos, pero esto en realidad puede conducir a una disminución de la productividad y a la fatiga de reuniones. Al decidir quién debe asistir, pregúntate:

• ¿Quiénes son las partes interesadas clave que deben incluirse? Estas pueden ser representantes de un grupo que se verá directamente afectado o aquellas que tienen el poder de vetar una decisión que se toma.
• Si el objetivo de la reunión es tomar una decisión: ¿quiénes son los que toman las decisiones? ¿Estás invitando a las personas que tienen la última palabra y autoridad sobre el tema?
• ¿Se necesita a todos en tu lista para ayudar a pensar en una solución o coordinar acciones? Hacer esta pregunta te ayudará a identificar a los participantes que deben ser protagonistas en cada etapa de la reunión.

3. Prepara tus puntos de conversación

Una vez que hayas concretado la agenda y solicitado comentarios de tus compañeros, el siguiente paso es informarte sobre el tema de la reunión, centrándote en cómo se ha discutido en tu organización en el pasado (si corresponde). Este es un paso crucial, ya que puedes estar tratando con un tema que ha sido discutido o que se ha intentado abordar por equipos anteriores.

Revisa cualquier documentación que esté disponible. También debes consultar con colegas que tengan conocimientos sobre el tema para asegurarse de que estás operando con la información más actualizada disponible.

Utiliza esta información para preparar tus puntos de conversación. Pregúntate: ¿Qué ideas es esencial transmitir en esta reunión? ¿Cómo puedo compartir mis puntos de forma clara y concisa? ¿Qué preguntas puede plantear el grupo y puedo anticipar?

Estos tres pasos son esenciales para preparar una reunión productiva.

Para profundizar: Antídotos contra el exceso de reuniones en tu empresa

De Harvard Business Review, por Jenny Fernandez, Kathryn Landis y Julie Lee

(Jenny Fernandez, M.B.A., es coach ejecutiva. Kathryn Landis, M.B.A., es la CEO de Kathryn Landis Consulting. Julie Lee, Ph.D., es psicóloga clínica.)