Cuando un equipo de proyecto desalineado tiene éxito, es un accidente. Sin alineación (una comprensión y un compromiso compartidos), los miembros del equipo trabajan con objetivos contradictorios y condenan los proyectos al fracaso.
Desafortunadamente, es fácil caer en esa trampa. Cuando los gerentes de proyecto simplemente asumen que su equipo está alineado, o cuando aceptan asentimientos con la cabeza y confirmaciones verbales como sustitutos de la alineación real, el riesgo de fracaso aumenta dramáticamente.
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En un mundo donde los proyectos se han vuelto más emergentes, los gerentes de proyecto deben garantizar la alineación, no esperar a que un indicador rezagado revele que el equipo en realidad no tiene un compromiso y comprensión compartidos.
Estas son cinco preguntas que todo gerente de proyecto debería hacer periódicamente a sus equipos para crear y mantener la sintonía en el año que empieza:
La comprensión es un requisito previo para el compromiso. Después de todo, ¿cómo puedes comprometerte con algo que no comprendes completamente? La alineación requiere ambos factores.
Como gerente de proyecto, eres responsable del entendimiento compartido. Explora la comprensión cambiante de cada miembro del equipo sobre el proyecto y el caso de negocio que hay detrás. Comprueba tanto la comprensión estratégica como táctica.
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No preguntes a los miembros del equipo si tienen inquietudes; las inquietudes son un hecho, así que ponlas sobre la mesa y discútelas. Verificar las inquietudes es a menudo tu mejor oportunidad para descubrir los primeros signos de desalineación y la oportunidad de una realineación.
Cuando los miembros del equipo no tienen una comprensión clara de cómo su rol contribuye al proyecto, se desvían o se desconectan. No asumas la claridad del rol, verifícala. Deja que los miembros de tu equipo verbalicen sus roles dentro del contexto.
Esta pregunta requiere que el individuo piense en las implicaciones personales, tácticas, culturales y estratégicas de cualquier cambio en los requisitos del proyecto. Al igual que con la verificación de inquietudes, cuando verificas las necesidades de un miembro del equipo, estás haciendo una segunda verificación de comprensión y claridad de roles.
Preguntar a un miembro del equipo qué necesita también requiere que priorice sus tareas, lo que le asigna la responsabilidad del pensamiento crítico y le brinda otra forma de evaluar la asignación de recursos. Además, sirve para validar y disipar cualquier frustración que el miembro del equipo pueda sentir con el proyecto o sus partes interesadas.
Esta última pregunta le da al individuo la oportunidad de compartir su compromiso como una instantánea en el tiempo, incluyendo advertencias, contingencias, dependencias, preocupaciones y limitaciones. Permite verificar el grado y naturaleza del compromiso personal con la dirección, alcance y objetivos del proyecto.
Los proyectos son únicos, temporales y dinámicos. Al comienzo de un proyecto, puedes ser proactivo al planificar, programar, contratar y dotar al personal. Pero el proceso invariablemente cambiará y se volverá más reactivo a medida que se responda a los desafíos.
En última instancia, el éxito del proyecto depende de mantener la alineación del equipo del proyecto desde el inicio hasta su finalización. Eso sólo puede suceder cuando un gerente de proyecto realinea constantemente al equipo a lo largo del camino.
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De Harvard Business Review, por Timothy R. Clark
(Timothy R. Clark es el fundador y CEO de LeaderFactor)
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