Cómo formalizar los procesos de seguimiento de un proyecto

Ya sea que tenga el título formal de «director de proyectos» o simplemente sea responsable de gestionar proyectos ad-hoc, es probable que se dé cuenta de que uno de los mayores problemas en la gestión de proyectos es que simplemente decirle a alguien que haga algo no es suficiente para que se haga.

Elizabeth Grace Saunders, coach de gestión del tiempo y fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking, presenta algunas sugerencias sobre cómo hacer un seguimiento de una manera que aumente sus posibilidades de completar los proyectos a tiempo y, al mismo tiempo, disminuya su estrés.

Aceptar que el seguimiento es esencial

Antes de que pueda implementar cualquiera de los siguientes consejos, debe analizar su forma de pensar hacia la gestión de proyectos. Si cree que las personas deberían poder hacer su trabajo sin ningún seguimiento y que es tedioso responsabilizar a alguien, tendrá dificultades para cambiar.

Independientemente de si le gusta o no, la mayoría de las personas priorizan las tareas en las que existe responsabilidad. Los elementos en los que no hay seguimiento pueden retrasarse o no realizarse en absoluto. Cuanto antes acepte esta verdad, más fácil será priorizar el contacto con la gente.

Aclare las expectativas

El siguiente paso para un seguimiento exitoso es describir claramente por escrito lo que se espera y en qué fecha.

Sin expectativas claras, los miembros de su equipo no saben lo que necesitan para sentirse seguros sobre el proceso, y usted puede tener dificultades para saber si debe o no hacer un seguimiento. Los plazos intermedios facilitan el seguimiento sin dudarlo.

Sistematice el seguimiento

Cuanto menos necesite pensar para realizar el seguimiento, más probabilidades habrá de lograrlo. Hay una variedad de maneras de hacer esto más fácil. Una es simplemente tener un documento de seguimiento de hoja de cálculo compartido donde registre las fechas de cada paso del proceso. Puede hacer que los miembros del equipo sean responsables de completarlo, y puede designar horarios para revisarlo como eventos recurrentes en su calendario.

Otro método más sofisticado es utilizar un sistema de gestión de proyectos en el que las tareas se asignan a los individuos y luego se puede ver de un vistazo cuáles están atrasadas y cuáles van por buen camino.

Por último, podría utilizar las reuniones para hacer un seguimiento. Este es el método que requiere más tiempo, pero podría ser la estrategia más efectiva.

El sistema exacto que elija no es tan importante como su compromiso de seguirlo.

Aumente el margen

Incluso con el mejor de los sistemas, las personas a veces no cumplen con una fecha límite. En lugar de luchar contra ello, acéptelo e incorpore flexibilidad a sus plazos.

Establecer plazos por adelantado le brinda la posibilidad de realizar un seguimiento antes de que la situación se vuelva grave y retrase todo el proyecto.

Hable de los resultados

Si los miembros del equipo hacen el trabajo a tiempo y bien, ¡felicítelos por ello! Esto nunca debe darse por sentado.
Sin embargo, si hay problemas y mucho estrés, dé un paso atrás para evaluar la situación:

Si hay algo que podría haber mejorado, admítalo y hable con los demás involucrados. Y si usted ha puesto de su parte, y el problema estaba realmente en el otro extremo, hable sobre ello también.

El seguimiento constante es lo que hace que los proyectos se desarrollen de la mejor manera posible. Al invertir un poco de tiempo desde el principio, puede disminuir drásticamente su estrés y mejorar sus resultados.

De Harvard Business Review, Elizabeth Grace Saunders

(Elizabeth Grace Saunders es coach de gestión del tiempo y fundadora de Real Life E Time Coaching & Speaking)

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