Digitalización: Cómo cambia tu productividad antes y después

En la actualidad, el término digitalización de los «flujos de trabajo» es altamente utilizado en los entornos empresariales modernos. Las compañías saben que los flujos ineficientes afectan directamente a la productividad laboral y, por tanto, a la competitividad de la empresa. Sin embargo, el término significa cosas diferentes para las diferentes áreas. Podría ser tan simple como agilizar los informes de gastos, o tan complejo como optimizar el proceso de fabricación de una línea de ensamblaje. Para ilustrar cómo se puede mejorar un flujo de trabajo, pongamos un ejemplo específico con el que casi todas las empresas pueden relacionarse: Cuentas por pagar.

En este contexto, la digitalización del área aumenta la productividad al eliminar el tiempo que se invierte en buscar o recrear información.

El escenario: Cuentas por pagar

Echemos un vistazo a cómo funciona el procesamiento de facturas en una pequeña empresa que llamaremos “Sons Furniture, LLC”. Esta compañía cuenta con un equipo local con tres ubicaciones, vende muchos muebles y todo el proceso de cuentas por pagar es manual. El papeleo es increíblemente lento y tedioso. El personal que maneja las finanzas de la compañía pasa la mayor parte del día lidiando con estos procesos al no contar con una solución adecuada para el manejo de documentos, por lo que genera una pérdida de tiempo, que, si se evitara, podrían centrarse en mejorar la estrategia comercial y los resultados de la empresa.

La digitalización del área aumenta la productividad al eliminar el tiempo que se invierte en buscar o recrear información.

Proceso sin la digitalización

En muchas compañías, los procesos financieros actuales se manejan desde las oficinas administrativas, lo que significa que todos los documentos relacionados con facturas, recibos de entrega, etc., se gestionan desde un solo lugar. Este proceso se ha modernizado un poco en los últimos años, aunque sigue siendo un trabajo laborioso. Así es como funcionaba hace unos años:

• Empleado en el lugar ‘1’ recibe una factura
• Escanea la factura como PDF
• Envía por correo electrónico el documento a finanzas
• Finanzas imprime la factura
• Rellena manualmente el resto de la información
• Re-escanea la factura como un PDF

Esto no solo consume innecesariamente tiempo para todos los involucrados, sino que también aumenta el potencial de error humano y riesgo de seguridad. Si el empleado comete un error o rellena la sección incorrecta, el proceso debe comenzar desde el principio (suponiendo que se haya detectado). Si se deja una copia en papel en la bandeja de la impresora o se envía un correo electrónico a la persona equivocada, la información confidencial de la compañía o del proveedor podría quedar expuesta.

Cómo funciona el proceso al digitalizar

Con la digitalización de este tipo de flujos de trabajo, todas las compañías podrían eliminar muchos pasos innecesarios en ese proceso. Así es como podría funcionar:

• Empleado en el lugar ‘1’ recibe una factura. Lo escanea directamente en el sistema de flujo de trabajo de Cuentas por Pagar
• La factura se procesa automáticamente o el departamento de Finanzas está alerta si requiere aprobación
• Cuando la factura se aprueba, el pago se envía al proveedor correspondiente, se guarda un registro y la información se refleja automáticamente en el sistema contable.

Así de fácil, no hay entrada manual, sin escaneo, impresión y re-escaneo. Solo escanear la factura y pulsar un botón. El sistema es lo suficientemente inteligente como para identificar y extraer todos los detalles relevantes, como nombres, números de PO (Purchase Order, por sus siglas en inglés), fechas y montos monetarios. A partir de ahí, todo está listo para su procesamiento, lo que se puede hacer en unos pocos clicks.

¡Libérate!, hazlo más inteligente digitalizando

Este es un ejemplo de lo que significa la digitalización del flujo de trabajo en términos concretos: tomar un proceso en concreto y hacerlo más eficiente, o incluso automatizarlo. La eficiencia tampoco es la única consideración. A nadie le gusta sentir que su tiempo o talento se está desperdiciando. Reducir este tipo de tareas manuales puede tener un impacto positivo en la moral y descargar a los empleados para que se centren en otras actividades empresariales de valor.

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