El mundo corporativo se encuentra en constante movimiento. La transformación y los cambios son requerimientos para el éxito entre miles de empresas que buscan asegurar su supervivencia en el mundo competitivo de los negocios. En respuesta a esto, se incorporó la metodología ágil a la gestión empresarial de proyectos. Este sistema representa el conjunto de métodos y prácticas para la organización de proyectos basada en los principios y valores listados en el manifiesto ágil.
Diseñado para adaptarse a los cambios y redireccionar los esfuerzos del equipo de forma rápida, la aplicación este método ha demostrado notables éxitos por medio de mejoras en cuanto a productividad, eficiencia y calidad.
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El rechazo del método cascada, un método donde solo se pasa de meta en meta sin mirar hacia atrás, y su ineficiencia para responder a los cambios, llevó a un grupo de 17 representantes de diversos entornos de programación y desarrollo se reunieran para crear el manifiesto en febrero del 2001 en un resort para esquiar en Snowbird, Utah.
El Manifiesto por el Desarrollo Ágil de Software, también conocido como el manifiesto ágil, fue fundada sobre cuatro valores claves y doce principios, que mucho más que proporcionar los pasos a seguir, promueven un cambio de mentalidad.
Por otro lado, sus principios describen el marco de trabajo de los distintos equipos:
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Aunque el manifiesto ágil fue creado para el mundo de la programación, ha sido adaptado por muchas más áreas, como el mundo de operaciones, mercadeo, recursos humanos y hasta ventas.
Cada departamento tiene necesidades distintas, por lo que existen distintas técnicas que pueden ser aplicadas para llevar a cabo esta metodología, en base a las necesidades específicas de cada sector, empresa o departamento.
Entre las distintas técnicas de gestión, destacaremos las dos más populares en el ámbito de los negocios: kanban y scrum.
Simple y sumamente visual, esta técnica les permite a los equipos visualizar su progreso al igual que lo que deben hacer a continuación, comunicando de forma clara cómo se van completando las tareas. Se basa en utilizar en optimizar un flujo constante de tareas, de forma definida y visual, para monitorear y controlar el flujo, sin renunciar a la flexibilidad. Es por lo que esta técnica no incluye límites de tiempo, sino en reducir a donde se dirige la atención de todos los involucrados en el proyecto.
Se basa en usar un tablero Kanban para segmentar tareas, separándolas en “pendiente”, “en curso” y “hecho”. Para el éxito de este tablero, es importante limitar la cantidad de tareas bajo “en curso”, por lo que lo normal es asignar un número limite en esta categoría. El mantenimiento de este tablero requiere de supervisión continua, por lo que suele revisarse todos los días, aunque no todos deciden darle tanto seguimiento. Puede elaborarse en una pizarra, pared o plataforma/aplicación dedicada.
Algunos tableros pueden incluir carriles “swimlane”, que son carriles donde se colocan tareas de responsabilidad asignada, como en el caso de un diseñador gráfico que se encarga de todos los quehaceres relacionados al diseño.
Según Kaban Tool, los pasos para utilizar un tablero Kanban son:
Esta técnica se basa en ciclos temporales, cortos y de duración fija (normalmente entre 1-4 semanas), donde cada iteración entrega un resultado completo. Por esta razón, es muy útil para entregar resultados de manera rápida, impulsados por la innovación, competitividad, flexibilidad y la productividad. Es de gran valor para el receptor del proyecto, ya que recibe actualizaciones constantes.
El proyecto parte de los objetivos y prioridades previamente seleccionados, convirtiendo a la priorización en un pilar del éxito de este sistema. Normalmente, con esta técnica se utiliza un tablero scrum en columnas para organizar el proyecto, el cual es manejado por el facilitador (scrum master en inglés), que está encargado de encontrar las formas más eficientes de realizar el trabajo.
Los beneficios de este método son incontables, pero ¿son lo mejor para todos? Sorprendentemente para los ávidos defensores de esta metodología, la respuesta es no.
Cada equipo debe interpretar los valores y principios del manifiesto ágil, para sucesivamente analizar si su implementación representará ventajas reales en el equipo o la organización antes de medir su impacto real. Después de todo, una cultura ágil puede simplemente no estar en el ADN de tu organización, y eso también está bien. Este sistema no se debe forzar, ya que solo puede causar más problemas de los que soluciona.
Por Marian Briceño
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