Las reuniones son fundamentales para lograr los objetivos, pero sólo si se realizan con eficiencia. Para garantizar la productividad, eficiencia y eficacia de las reuniones, los gerentes deben saber cómo detectar, prevenir y lidiar con algunos comportamientos disfuncionales.
Estos «descarriladores», que tienden a aparecer en reuniones que carecen de enfoque y claridad, se pueden resumir usando el acrónimo GAAS (por sus siglas en inglés). Son, fundamentalmente, cuatro:
Estos ocurren cuando los miembros del equipo se ven envueltos en la discusión de un desafío o problema que es fundamentalmente irresoluble a nivel de equipo, al igual que la fuerza de gravedad.
Esto sucede cuando los miembros del equipo hacen suposiciones excesivas o no verificadas sobre un tema, una persona o incluso sobre sí mismos.
Estos patrones de pensamiento improductivos también pueden afectar los resultados de la reunión. Así es como podrían aparecer:
Algunos miembros del equipo tienen dificultades para mantenerse enfocados en el propósito de la reunión, e introducen tangentes no relacionadas (es decir, ardillas).
El enfoque y la claridad son dos conceptos diferentes pero interconectados, que ayudarán a prevenir los comportamientos GAAS. A continuación, te indicamos cómo mantener las reuniones de tu equipo en el buen camino:
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Una de las claves es asegurarse de que los miembros del equipo se mantengan en el tema y aborden sólo los problemas relevantes sin desviarse. Para lograr esto, los organizadores deben:
La comunicación clara reduce la probabilidad de malentendidos y distracciones, particularmente de los comportamientos GAAS. Para comunicar el enfoque de la reunión de manera efectiva, asegúrate de que los miembros del equipo invitados entiendan claramente tres elementos clave:
Anima a todos a referirse a los comportamientos GAAS por su nombre, como «el problema de la gravedad» o «la ardilla». Esto ayuda al equipo a reconocer y abordar rápidamente estos comportamientos, mientras la atmósfera se mantiene ligera y positiva. Luego, aborda los comportamientos GAAS de una manera no amenazante cuando aparezcan.
Una sonrisa es la distancia más corta entre dos personas, por lo que el humor puede ayudar a establecer una conexión y una relación positiva entre los miembros del equipo durante las reuniones.
Introducir algo de ligereza puede crear un ambiente cómodo donde las personas se sientan más seguras para asumir riesgos y desafiarse entre sí. También puede generar camaradería y confianza, aligerar el estado de ánimo y hacer que las reuniones sean más agradables.
Comprender, prevenir y abordar los comportamientos GAAS mejorará la productividad de tu equipo y hará que sus reuniones dejen de ser ejercicios lentos, improductivos y dolorosos, para convertirse en poderosos instrumentos de éxito.
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De Harvard Business Review, por Luis Velásquez
(Luis Velásquez es el fundador y socio gerente de Velas Coaching LLC y facilitador de liderazgo en la Stanford University Graduate School of Business)
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